SPRAWOZDANIE

z realizacji

Rocznego Programu Współpracy Gminy i Miasta Odolanów                                                                      

z organizacjami pozarządowymi za rok 2012

WSPÓŁPRACA GMINY I MIASTA ODOLANÓW Z ORGANIZACJAMI POZARZĄDOWYMI

            Rada Gminy i Miasta Odolanów, co roku uchwala Roczny Program Współpracy stanowiący szczegółowy katalog zadań publicznych uwzględniający planowaną wysokość środków finansowych, które Gmina i Miasto zamierza przekazać do realizacji organizacjom pozarządowym oraz innym podmiotom uprawnionym.

Projekt Uchwały Rady Gminy i Miasta Odolanów w sprawie: uchwalenia Rocznego Programu Współpracy Gminy i Miasta Odolanów z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami określonymi w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r.                              o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, prowadzącymi działalność pożytku publicznego na terenie Gminy i Miasta Odolanów, na rok 2012 był konsultowany                              z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Konsultacje społeczne odbyły się w oparciu o uchwałę Rady Gminy i Miasta Odolanów                      nr XLII/249/2010 z dnia 22 października 2010r. w sprawie określenia szczegółowego sposobu konsultowania z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, projektów aktów prawa miejscowego w dziedzinach dotyczących działalności statutowej tych organizacji.

Propozycje/uwagi do projektu „Programu Współpracy Gminy i Miasta Odolanów                               z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na terenie Gminy i Miasta Odolanów na rok 2012”, zgodnie z ogłoszeniem Burmistrza Gminy i  Miasta Odolanów z dnia 27 października 2011r., organizacje pozarządowe oraz inne podmioty prowadzące działalność pożytku publicznego na terenie Gminy i Miasta Odolanów, mogły składać w okresie od 27.10.2011r. do 09.11.2011r. Konsultacje odbywały się w formie wyrażenia pisemnej opinii, zgłaszania uwag i wniosków, które należało składać w sekretariacie Urzędu Gminy i Miasta Odolanów lub przesłać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: sekretariat@odolanow.pl

Organizacje pozarządowe oraz inne podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy                            o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie nie zgłosiły uwag do przedstawionego projektu Programu współpracy.

W wyniku przeprowadzonych konsultacji projektu „Programu Współpracy Gminy i Miasta Odolanów z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na rok 2012” w dniu 11 listopada 2011r. Rada Gminy                       i Miasta Odolanów Uchwałą nr XIII/88/2011 przyjęła Program współpracy GIM Odolanów                  z organizacjami pozarządowymi na rok 2012.

Przyjęte priorytety to zadania z zakresu:

- pomocy społecznej, w tym pomocy rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej oraz wyrównywania szans tych rodzin i osób

- kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego

- kultura fizyczna i sport:

* wspieranie szkoleń dzieci i młodzieży w różnych dyscyplinach sportowych

* wspieranie imprez rekreacyjno – sportowych umożliwiających wszystkim mieszkańcom aktywne uczestnictwo

* wspieranie organizacji zawodów i imprez sportowych o zasięgu gminnym, powiatowym, krajowy i międzynarodowym

FINANSOWE FORMY WSPÓŁPRACY Z ORGANIZACJAMI POZARZĄDOWYMI

Konkurs ofert:

            Na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego                i o wolontariacie Gmina i Miasto Odolanów reprezentowana przez Burmistrza Gminy                       i Miasta Odolanów dnia 12 grudnia 2011r. ogłosiła otwarty konkurs ofert na realizację zadania publicznego z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu na rok 2012 określonych w Uchwale nr XIII/88/2011 Rady Gminy i Miasta Odolanów z dnia 11 listopada 2011r. w sprawie: przyjęcia programu współpracy Gminy i Miasta Odolanów z organizacjami pozarządowymi na rok 2012.

I Rodzaj zadania wraz z wysokością środków publicznych przeznaczonych na ich realizację

Zadania z zakresu kultury fizycznej i sportu:

II Zasady przyznawania dotacji:

1. W otwartym konkursie mogły uczestniczyć organizacje pozarządowe,  oraz inne podmioty wymienione w art.3 ust.3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, które prowadziły  działalność statutową                          w dziedzinie objętej konkursem i zamierzały realizować zadanie na rzecz mieszkańców Gminy i Miasta Odolanów.
2. Podmiot wnioskujący o przyznanie środków publicznych na realizację powinien przedstawić ofertę wykonania zadania zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującą wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy. Oferta musiała spełniać wszystkie warunki formalne ustalone w ustawie z dnia  24 kwietnia 2003r o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (oferty, które nie będą spełniały wymagań zawartych w ustawie i w ogłoszeniu z przyczyn formalnych nie były rozpatrywane), a mianowicie:

a)      rozpatrywaniu podlegały wyłącznie oferty sporządzone wg wzoru zawartego         w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010r. (Dz.U. z 2011 Nr 6 poz.25), wypełnione w sposób czytelny,

b)      wymagane załączniki do oferty:

    - aktualny odpis z rejestru lub odpowiednio wyciąg z ewidencji lub inne 

                         dokumenty potwierdzające status prawny  oferenta i umocowanie osób go

                         reprezentujących,

                        - sprawozdanie merytoryczne i finansowe za rok 2011,

                        - kserokopia statutu,

                        - oświadczenie oferenta  o zapoznaniu się z treścią ogłoszenia i warunkami

                          uczestnictwa w konkursie,

                        - kopie wymaganych załączników powinny być potwierdzone przez oferenta

                          za zgodność z oryginałem,

c)      w przypadku złożenia przez oferenta więcej niż jednego wniosku, dopuszczano

możliwość przedłożenia jednego kompletu załączników ze wskazaniem,                                 przy której ofercie załączniki się znajdują,

d)    w ofercie należało udzielić odpowiedzi na wszystkie pytania; jeśli pytanie nie

                         dotyczy wnioskodawcy lub zgłaszanego przez niego projektu, należało wpisać 

                        „nie dotyczy”. Jeżeli wnioskodawca przewidywał złożenie kilku ofert na jedno

                         zadanie , to proponowano złożyć jedną ofertę zbiorczą,

      e)   ofertę należało złożyć w zamkniętej kopercie z napisem : „Konkurs na  

                       zadania z zakresu kultury fizycznej i sportu” oraz podać nazwę i adres oferenta.

III. Termin i warunki realizacji zadania

1.      Terminem realizacji zadania był okres od stycznia do grudnia 2012r.

2.       Warunki realizacji zadania:

a)      po rozstrzygnięciu konkursu z oferentami, a przed otrzymaniem dotacji została zawarta pisemna umowa.

b)      oferent przyjmuje zadanie do realizacji, zobowiązał się do jego wykonania                      w trybie i na zasadach określonych w umowie.

c)      w przypadku pozytywnej oceny większej liczby ofert, dla których łączna kwota wnioskowanej dotacji przekroczyłaby poziom zaplanowanych na zadanie środków finansowych, dopuszczało się możliwość udzielenia dotacji w kwocie mniejszej niż wskazano w ofercie. W takim przypadku dotacja mogła zostać udzielona po doprecyzowaniu warunków realizacji zadania w uzgodnieniu                     z wnioskodawcą w formie aneksu do oferty.

d)     zadanie publiczne nie mogło być zrealizowane przez podmiot nie będący stroną umowy.

e)      przewidywana dotacja nie mogła być wykorzystana w szczególności na: zadania                   i zakupy inwestycyjne, działalność gospodarczą, pokrycie kosztów utrzymania biura, wynagrodzenie pracowników, poza zakresem realizacji zadania publicznego, działalność polityczną i religijną.

f)       oferent zobowiązany był do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania.

g)      oferent został zobowiązany do sporządzenia i złożenia sprawozdania (częściowego – końcowego) w terminach określonych w umowie.

IV. Termin i składanie ofert

1. Formalnym warunkiem ubiegania się o dotację na realizację zadań publicznych było   dostarczenie (osobiście) formularza oferty wraz z załącznikami do dnia 08-01-2012r. do godz.15⁰⁰ do sekretariatu pok. nr 14 Urzędu Gminy i Miasta Rynek 1 63-430 Odolanów.  Formularz oferty można było pobrać w Urzędzie Gminy i Miasta Odolanów pok. nr 3                          u  p. Doroty Gołaś, a także na stronie internetowej  www.odolanow.pl 

2. Nie były przyjmowane oferty przesłane drogą elektroniczną.

3. Oferty, które wpłynęły po w/w terminie, nie były objęte procedurą konkursową.

V. Tryb i kryteria stosowane przy wyborze ofert oraz termin dokonania wyboru ofert.

1. Złożone oferty zostały sprawdzone pod względem formalnym przez Komisję Konkursową powołaną zarządzeniem nr 4/2012 Burmistrza Gminy i Miasta z dnia 10 stycznia 2012r.                         W przypadku braku zgodności formalnej, wnioskodawca otrzymał pisemną informację od

organizatora konkursu.

Wszystkie oferty zgłoszone do konkursu wraz z załączoną do nich dokumentacją pozostały              w aktach Urzędu Gminy i Miasta Odolanów i bez względu na okoliczności nie były zwracane

wnioskodawcy ani w trakcie procesu zlecenia realizacji zadania, ani po jego zakończeniu.

Oferty spełniające wymagania formalne podlegały dalszej ocenie przez Komisję Konkursową,

która dokonała wyboru najkorzystniejszej oferty, uwzględniając przy tym wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania w oparciu o następujące kryteria:

a/ czy oferent złożył kompletną ofertę w określonym terminie zgodnie z priorytetami

     gminy i miasta na rok 2013 – 15 pkt,

b/ ocena możliwości realizacji zadania przez oferenta, dotychczasowe doświadczenie w

    realizacji podobnych zadań w poprzednich   okresach – 20 pkt

c/ dostępność dla odbiorców i uczestników zadania – 20 pkt

d/ ocena proponowanej jakości zadania  i kwalifikacji osób przy udziale których będzie

    realizowane zadanie w tym zaangażowanie społeczne członków – 15 pkt

e/ ocena przedstawionej kalkulacji kosztów  realizacji zadania (przejrzystość, celowość,

   szczegółowość  kalkulacji, zaangażowanie środków własnych, wkład rzeczowy) ,

    w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania  – 30 pkt

Ostatecznego wyboru ofert dokonał Burmistrz Gminy i Miasta Odolanów. Po dokonaniu wyboru oferty oferent otrzymał pisemną informację o przyznaniu lub o odmowie przyznania dotacji. Wyniki zostały zamieszczone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy i Miasta Odolanów oraz w Biuletynie Informacji Publicznej i stronie internetowej Urzędu. Oferty, które nie spełniały wymogów formalnych oraz zostały złożone po terminie, nie były rozpatrywane.

W wyniku ogłoszonego konkursu do Urzędu Gminy i Miasta wpłynęło 11 ofert, z których wszystkie spełniły wymogi konkursowe. Po dokonaniu oceny formalno – merytorycznej uwzględniając wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizacje zadania komisja konkursowa powołana zarządzeniem Burmistrza nr 4/2012 z dnia 10 stycznia 2012r. przedstawiła Burmistrzowi GiM Odolanów zestawienie ofert z propozycją wyboru ofert                   i wysokości dotacji. Zarządzeniem nr 6/2012 z dnia 17 stycznia 2012r. Burmistrz Gminy                     i Miasta Odolanów przyznał dotację z budżetu GiM Odolanów na zadania z zakresu kultury fizycznej i sportu w roku 2012 realizowane przez niżej wymienione organizacje pozarządowe wyłonione w drodze otwartego konkursu ofert.   

Rodzaj zadania:

1. Wspieranie masowych imprez rekreacyjno-sportowych, mających charakter gminny, umożliwiających wszystkim mieszkańcom naszej gminy aktywne uczestnictwo.

                                                                                                                              PLAN – 47 000,00 zł

2.      Wspieranie szkoleń dzieci i młodzieży w różnych dyscyplinach sportowych.                                                                                                                  PLAN –99 520,00zł

Wyniki zostały zamieszczone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy i Miasta Odolanów oraz                                w Biuletynie Informacji Publicznej.

Dnia 22 czerwca 2012r. zgodnie z art. l9a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2010r nr 234 poz.1536) do Urzędu Gminy                 i Miasta w Odolanowie wpłynęła oferta Stowarzyszenia Towarzystwa Przyjaciół Dzieci Wielkopolski Oddział Regionalny - Zarząd Miejski TPD w Odolanowie na realizację zadania publicznego z pominięciem otwartego konkursu. Oferta realizacji zadania publicznego                 w formie wsparcia pod nazwą: Organizacja wycieczki integracyjnej dla osób niepełnosprawnych. Wnioskowana kwota dotacji wynosiła 4 000,00zł. Treść oferty umieszczono na tablicy ogłoszeń Urzędu GiM w Odolanowie, w BIP oraz na stronie internetowej Urzędu Gminy i Miasta w Odolanowie. Każdy w terminie 7 dni od dnia zamieszczenia oferty mógł zgłosić uwagi, co do oferty. Zarządzeniem nr 66/2012 Burmistrza GIM Odolanów z dnia 02 lipca 2012r. uznając celowość realizacji zadania w zakresie: Pomocy społecznej w tym pomocy osobom i rodzinom znajdującym się w trudnej sytuacji życiowej, przyznano dotację w kwocie 4 000,00zł.

ROZLICZENIE PRZEZ ORGANIZACJE POZARZĄDOWE DOTACJI UDZIELONEJ NA ZADANIA PUBLICZNE W RAMACH OTWARTEGO KONKURSU OFERT – WSPIERANIE ZADAŃ

            W 2012r. z organizacjami pozarządowymi podpisano 11 umów (w ramach otwartego konkursu ofert) oraz jedną umowę w trybie pozakonkursowym. Zgodnie z zapisem                             w umowach, organizacje zobligowane były do złożenia częściowego i końcowego sprawozdania z realizacji zadań publicznych. Sprawozdania częściowe i końcowe zostały złożone w terminach określonych w umowach. Dotacje zostały rozliczone prawidłowo.  

POZAFINANSOWE FORMY WSPÓŁPRACY Z ORGANIZACJAMI POZARZĄDOWYMI

Pozafinansowymi formami współpracy działalności organizacji pozarządowych przez samorząd lokalny były:

a)      promocja lokalnych organizacji poprzez rozpowszechnianie najciekawszych zadań, inicjatyw, programów realizowanych przez organizacje pozarządowe

b)     aktualizowanie i rozbudowywanie informacji o organizacjach pozarządowych działający na terenie Gminy i Miasta Odolanów

c)      informowanie o szkoleniach organizowanych dla przedstawicieli organizacji pozarządowych

                                                                         /-/Ewa Dziubka

                                                                  Burmistrz GiM Odolanów

Odolanów, dnia 25 kwietnia 2013r.