Zarządzenie Nr 14/2009
Burmistrza Gminy i Miasta Odolanów
z dnia 22 kwietnia 2009 roku
w sprawie: szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę w Urzędzie Gminy i Miasta Odolanów.
Na podstawie art. 19 ust. 8 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (tj. Dz. U. Nr 223, poz.1458) zarządzam co następuje:
§ 1
Zarządzenie reguluje szczegółowy sposób przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w Urzędzie Gminy i Miasta Odolanów.
§ 2
1. Służba przygotowawcza obejmuje uczestnictwo osoby służbę
tę odbywającej, dalej zwanej aplikantem, w pozaszkolnych formach podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz zajęciach praktycznych.
2. Zajęcia teoretyczne w których uczestniczy aplikant mają na
celu dokształcanie w zakresie wiadomości o państwie i prawie,
ze szczególnym uwzględnieniem organizacji i funkcjonowania organów samorządu terytorialnego oraz organizacji i funkcjonowania gospodarki narodowej.
3. Zajęcia praktyczne polegają w szczególności na przygotowywaniu projektów decyzji administracyjnych, pism urzędowych, wewnętrznych aktów normatywnych, nauce obsługi urządzeń technicznych i umożliwiają aplikantowi nabycie umiejętności zastosowania wiedzy teoretycznej w praktycznym działaniu.
4. W toku służby przygotowawczej aplikant powinien poznać strukturę Urzędu Gminy i Miasta Odolanów i funkcjonowanie podstawowych komórek organizacyjnych, jak również tryb załatwiania spraw na swoim stanowisku urzędniczym.
5. W okresie służby przygotowawczej aplikant powinien nabyć umiejętność pracy biurowej, zgodnie z instrukcją kancelaryjną obowiązującą w Urzędzie Gminy i Miasta Odolanów.
§ 3
1. Pracownika kieruje się do odbycia służby przygotowawczej nie wcześniej niż po upływie 1 miesiąca od zatrudnienia i nie później niż przed upływem 2 miesiąca od zatrudnienia.
2. Służba przygotowawcza trwa od 1 do 3 miesięcy i jest odbywana bez przerwy.
3. Termin i okres odbywania służby przygotowawczej uzależniony jest od wiedzy i kwalifikacji pracownika, zdolności do nabywania umiejętności niezbędnych na zajmowanym stanowisku urzędniczym i dotychczasowego przebiegu zatrudnienia w Urzędzie.
4. O terminie skierowania pracownika do odbycia służby przygotowawczej oraz okresie trwania tej służby decyduje Burmistrz Gminy i Miasta w porozumieniu z kierownikiem właściwej komórki organizacyjnej.
5. Okres służby przygotowawczej może zostać przedłużony, nie dłużej jednak niż do 3 miesięcy łącznie.
6. Okres służby przygotowawczej ulega przedłużeniu o czas nieobecności pracownika w pracy.
Czasu takiej nieobecności nie zalicza się do okresu służby przygotowawczej.
§ 4
1. Czas trwania służby przygotowawczej jest ustalany indywidualnie przez Burmistrza Gminy i Miasta Odolanów, na wniosek kierownika komórki organizacyjnej, w której aplikant jest zatrudniony.
2. Aplikant odbywa służbę przygotowawczą zgodnie z programem ustalonym przez opiekuna aplikanta, zatwierdzonym przez Burmistrza Gminy i Miasta Odolanów
3. Program obejmuje zajęcia teoretyczne oraz praktyczne o których mowa w § 2 ust. 2 i 3.
4. Z przebiegu służby przygotowawczej aplikant sporządza sprawozdanie.
§ 5
W czasie odbywania służby przygotowawczej pracownik ma obowiązek:
1) zaznajomienia się ze strukturą organizacyjną Urzędu, rodzajem spraw załatwianych w poszczególnych komórkach organizacyjnych i stanowiskach pracy, sposobem obiegu i rejestracji dokumentów,
2) zaznajomienia się z obowiązującymi w Urzędzie zasadami ochrony informacji niejawnych, ochrony danych osobowych, trybem postępowania na wypadek zagrożenia,
3) zaznajomienie się z zasadami gospodarki finansowej, w tym angażowaniu środków finansowych i opisywania dokumentów finansowych,
4) poznania zasad profesjonalnej i kulturalnej obsługi interesantów,
5) zaznajomienia się z przepisami regulującymi ustrój samorządu gminnego, zasady gospodarki finansowej oraz przepisami wewnętrznymi Urzędu, w tym w szczególności:
a) ustawa o samorządzie gminnym,
b) ustawa o pracownikach samorządowych,
c) podstawowe zagadnienia z ustawy o finansach publicznych,
d) podstawowe zagadnienia z prawa zamówień publicznych,
e) podstawowe zagadnienia z ustawy o ochronie danych osobowych,
f) podstawowe zagadnienia z ustawy o ochronie informacji niejawnych,
g) instrukcja kancelaryjna dla organów gminy,
h) Statut Gminy i Miasta Odolanów, Regulamin Organizacyjny Urzędu, Regulamin Pracy Urzędu
6) szczegółowego zaznajomienia się z przepisami prawnymi dotyczącymi spraw załatwianych na stanowisku pracy pracownika oraz na stanowiskach pracy, dla których pracownik będzie pełnił zastępstwo,
7) szczegółowego poznania rodzaju spraw załatwianych na stanowisku pracy pracownika i w komórce organizacyjnej oraz sposobu prowadzenia dla nich niezbędnej dokumentacji.
8) Nabycie umiejętności przygotowywania dokumentów urzędowych, w szczególności decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń, projektów aktów prawa miejscowego oraz prowadzenia korespondencji urzędowej.
9) Pracownik zatrudniony na stanowisku pracy związanym ze współpracą z innymi jednostkami organizacyjnymi Gminy ma także obowiązek poznania struktury organizacyjnej i zakresu spraw załatwianych w takich jednostkach.
§ 6
1. Służbą przygotowawczą kieruje opiekun aplikanta wyznaczony przez Burmistrza Gminy i Miasta Odolanów.
2. Opiekun sporządza pisemną opinię o wynikach służby przygotowawczej, której wzór stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia, odnoszącą się w szczególności do:
1. wiedzy zawodowej aplikanta oraz umiejętności jej stosowania w praktyce,
2. obowiązkowości, pracowitości, inicjatywy i punktualności,
3. zdolności zawodowych,
4. stosunku aplikanta do współpracowników i interesantów.
3. Opiekun aplikanta przedstawia swoją opinię wraz ze sprawozdaniem aplikanta o jakim mowa w § 4 ust. 3 komisji egzaminacyjnej.
4. Bezpośredni nadzór nad przebiegiem służby przygotowawczej i organizowaniem egzaminów dla pracowników Urzędu sprawuje Sekretarz Gminy.
5. Wszyscy pracownicy Urzędu, w szczególności kierownicy komórek organizacyjnych są zobowiązani do współpracy w organizowaniu służby przygotowawczej i egzaminów.
§ 7
1.Kończący służbę przygotowawczą egzamin aplikanta przeprowadza komisja egzaminacyjna powołana przez Burmistrza Gminy i Miasta Odolanów.
2. Komisja składa się z przewodniczącego i dwóch członków –doświadczonych urzędników Urzędu Gminy i Miasta Odolanów.
3. Egzamin odbywa się w terminie ustalonym w planie służby przygotowawczej, a w razie przedłużenia okresu służby przygotowawczej – w terminie wyznaczonym przez Burmistrza Gminy
i Miasta.
4. Komisja Egzaminacyjna podejmuje decyzje i rozstrzygnięcia kolegialnie, w przypadku równości głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego Komisji.
5. W uzasadnionych przypadkach Burmistrz Gminy i Miasta może zmienić skład Komisji Egzaminacyjnej.
Czynności dokonane przez Komisję w poprzednim składzie pozostają w mocy.
6. Egzamin może się składać z części pisemnej, części ustnej oraz części praktycznej.
7. Komisja opracowuje pytania i zadania egzaminacyjne, ustala maksymalną liczbę punktów za każde pytanie i zadanie oraz
ocenia odpowiedzi i sposób wykonania zadań przez pracownika oraz ustala wynik egzaminu.
8. Część pisemna egzaminu składa się z testu 10 – 20 pytań dotyczących ustroju samorządu gminnego oraz znajomość aktów prawnych wskazanych w planie służby przygotowawczej, a także spraw załatwianych w komórce organizacyjnej pracownika. Część pisemna trwa 60 minut. Każda prawidłowa odpowiedź jest punktowana 1 lub 2 punktami.
9. Część ustna obejmuje 5 – 10 pytań zadanych przez członków Komisji Egzaminacyjnej, dotyczących struktury organizacyjnej Urzędu i kwestii dotyczących pracy w innych komórkach organizacyjnych, w których pracownik odbył praktyki. Pracownik otrzymuje pytania na kartce i ma 15 minut na przygotowanie się do odpowiedzi. Każda odpowiedź jest punktowana 0 – 5 punktów.
10. Część praktyczna polega na opracowaniu 1 lub 2 zadań z zakresu obowiązków służbowych pracownika, w szczególności przygotowania projektu decyzji administracyjnej, odpowiedzi na pismo lub innej czynności praktycznej.
Pracownik po otrzymaniu pisemnie sformułowanego zadania ( zadań) ma 45 minut na wykonanie.
Członkowie Komisji mogą zadawać pytania uzupełniające związane z zadaniami praktycznymi.
Część praktyczna jest punktowana 0 – 10 punktów.
W części praktycznej pracownik korzysta z komputera z oprogramowaniem takim jak na jego stanowisku pracy oraz z tekstów niezbędnych aktów prawnych.
11. Wszystkie części egzaminu odbywają się w ciągu tego samego dnia roboczego. Pomiędzy poszczególnymi częściami egzaminu zarządza się 10 – 15 minutowe przerwy. Poza przerwami pracownik nie może opuszczać pomieszczenia, w którym przeprowadzany jest egzamin.
12. Przedmiotem egzaminu jest całość zagadnień wchodzących w zakres programu służby przygotowawczej, o którym mowa w § 4 ust. 2 i 3.
13. Komisja określa wynik egzaminu stopniami: ”bardzo dobry”, „dobry”, „dostateczny”, albo „ niedostateczny”.
Przy otrzymaniu:
91 – 100 % punktów, aplikant otrzymuje - ocenę bardzo dobrą,
71 – 90 % punktów, aplikant otrzymuje - ocenę dobrą,
50 – 70 % punktów, aplikant otrzymuje - ocenę dostateczną,
0 – 49 % punktów, aplikant otrzymuje - ocenę niedostateczną.
14. Ustalając – zwykłą większością głosów – wynik egzaminu, komisja bierze pod uwagę opinię opiekuna stażu.
15. Z przebiegu egzaminu sporządza się protokół, podpisany przez wszystkich członków komisji.
Protokół zawiera:
a) datę odbycia egzaminu
b) skład Komisji Egzaminacyjnej
c) imię i nazwisko pracownika
d) nazwę stanowiska pracy
e) wyniki poszczególnych części egzaminu
f) ocena końcowa
Do protokołu załącza się plan służby przygotowawczej, pisemne informacje, listę pytań i zadań wyznaczonych pracownikowi wraz z odpowiedziami i zadaniami opracowanymi przez pracownika.
Protokół podpisują wszyscy członkowie Komisji Egzaminacyjnej i pracownik, wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
16. Przewodniczący komisji przekazuje protokół egzaminacyjny Burmistrzowi Gminy i Miasta Odolanów.
17. Wynik egzaminu komisja podaje do wiadomości aplikantowi bezpośrednio po zakończeniu egzaminu.
18. Od przebiegu lub wyniku egzaminu aplikantowi służy prawo do złożenia w ciągu siedmiu dni od uzyskania wiadomości o wyniku egzaminu odwołania do Burmistrz Gminy i Miasta Odolanów.
19. Orzeczenie Burmistrza Gminy i Miasta Odolanów jest ostateczne.
§ 8
Na podstawie protokółu o którym mowa w § 7 ust. 16 Burmistrz Gminy i Miasta Odolanów wydaje zaświadczenie o ukończeniu służby przygotowawczej.
Wzór zaświadczenia określa załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia
Postanowienia § 7 i 8 stosuje się odpowiednio do pracowników zwolnionych z obowiązku odbywania służby przygotowawczej.
§ 9
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
(pieczątka i podpis osoby wydającej zarządzenie)
Załącznik Nr1 do zarządzenia
INFORMACJA O PRZEBIEGU PRAKTYKI W TRAKCIE SŁUŻBY PRZYGOTOWAWCZEJ
Na stanowisku …………………………………..
W okresie od …………………. Do ………………….
Imię i nazwisko pracownika odbywającego praktykę ..............................................................
Zakres powierzonych czynności:
1) …………
2) …………….
3) ……………..
Sposób wywiązania się pracownika z przydzielonych zadań …………………........................
……………………………………………………………………
Predyspozycje pracownika do wykonywania tych zadań …………………………………….
……………………………………………………………………
…………………………..
( data, podpis sporządzającego informację)
Załącznik Nr 2 do zarządzenia
PROTOKOŁ
z dnia …………………..
Z przeprowadzonego egzaminu dotyczącego służby przygotowawczej Pan/i ………………………………………………………………………
Na stanowisku ……………………………………………………………….
Komisja Egzaminacyjna w składzie :
1. …………………………………
2. …………………………………
3. …………………………………
Przeprowadziła egzamin kończący służbę przygotowawczą , który składał się z części:
-- pisemnej – test stanowi załącznik do protokołu
- ustnej – lista pytań w załączeniu,
- praktycznej – sporządzone przez pracownika dokumenty w załączeniu.
Pan/i …………………………………….. uzyskała następującą liczbę punktów:
Część pisemna - …………………………punktów na ……………. możliwych
Część ustna - …………………………….punktów na …………… możliwych
Część praktyczna - ……………………..punktów na ……………. możliwych
RAZEM liczba punktów - ……………………./ ……………………..
Co stanowi ………….% całości
Z uwagi na uzyskaną liczbę punktów …………………. Komisja Egzaminacyjna zalicza
Pan/i ………………………………………………. egzamin z oceną ………………………..
Podpis pracownika: Podpisy Komisji Egzaminacyjnej:
…………………………….. 1. …………………………………
2…………………………………..
3………………………………….
Załączniki:
1. Plan służby przygotowawczej,
2. Pisemne informacje,
3. Lista pytań i zadań wyznaczonych pracownikowi wraz z odpowiedziami i zadaniami opracowanymi przez pracownika.
Załącznik Nr 3
……………………………………. …………………………
(pieczęć samorządowego pracodawcy) (miejscowość i data)
Zaświadczenie
o ukończeniu służby przygotowawczej
Pan (i) ……………………………………………………………………….
urodzony (a) w dniu …………………………….r. w ………………………
odbył w okresie od …………. do ……………. służbę przygotowawczą na stanowisku urzędniczym w Urzędzie Gminy i Miasta Odolanów i ukończył ją dnia………………………
z wynikiem………………………………………………………….
…………………………………….
(pieczątka i podpis burmistrza)
| 
