Wytyczne dotyczące właściwego opracowania propozycji projektów zgłaszanych do finansowania w ramach funduszy strukturalnych Unii Europejskiej

Planowanie i programowanie

1. Działania objęte projektami przedstawionymi we wnioskach muszą zostać określone jako priorytetowe w danej strategii rozwoju, planie inwestycyjnym lub innych dokumentach planistycznych dotyczących przyszłego rozwoju.
2. W uzasadnieniu projektu należy wskazać, w jaki sposób projekt przyczynia się do zrównoważonego rozwoju gminy, powiatu, regionu, tzn. w jaki sposób wspiera harmonijny i spójny rozwój społeczno – gospodarczy z poszanowaniem zasad ochrony środowiska naturalnego
3. Projekty przedstawione we wnioskach musza odpowiadać priorytetom strategii rozwojowych wyższego szczebla, np. strategii rozwoju regionalnego, narodowego planu rozwoju, narodowego planu operacyjnego danym sektorze.

Finansowanie

1. Należy mieć świadomość, ze wnioskodawca musi zapewnić własny wkład finansowy na realizację projektu, gdyż środki finansowe UE nie mogą przekraczać 75% całkowitych kosztów projektu. Należy udokumentować, ze odpowiednie środki finansowe zostaną przeznaczone na realizację projektu z budżetu lokalnego lub państwowego, np. w przypadku projektów wieloletnich konieczna będzie stosowna uchwałą Rady o zaciągnięciu wieloletnich zobowiązań finansowych.
2. Wymagany wkład środków własnych Może zostać wniesiony w formie pożyczki udzielonej przez międzynarodową instytucję finansową, np. Europejski Bank Inwestycyjny, co jednak należy udokumentować umową kredytową podpisaną przez pożyczkodawcę i pożyczkobiorcę.
3. Projekt musi być skonstruowany zgodnie z zasadą efektywności ponoszonych kosztów, tzn. wielkość wsparcia finansowego ze środków unijnych musi pozostawać w odpowiedniej proporcji do uzyskiwanych rezultatów.
4. Niedopuszczalne jest uzyskiwanie podwójnego finansowania ze środków unijnych. Nie można finansować tych samych działań z różnych źródeł UE.

Zgodność z założeniami polityki i wytycznymi UE

1. Projekt przedstawiony we wniosku musi być zgodny z odpowiednimi założeniami polityki i wytycznymi UE, np. polityką regionalną, polityką konkurencji, zasadą „zanieczyszczający płaci”, zasadą równości płci itp.
2. Należy wykazać, w jaki sposób projekt przyczyni się do osiągnięcia celów ogólnej polityki UE, np. eliminacji społeczno – ekonomicznych różnic pomiędzy regionami europejskimi.
3. W niektórych wypadkach wymagane jest wskazanie wartości dodanej projektu na poziomie Wspólnoty, na przykład możliwości prostego powielenia rezultatów projektu w innych krajach członkowskich.

Konsultacje społeczne

1. Należy przedstawić sposób, w jaki projekt przedstawiony we wniosku był omawiany oraz został zatwierdzony przez wszystkie zainteresowane strony, np. inne organy władzy publicznej, organizacje pozarządowe itp.
2. W przypadku planowania wrażliwych społecznie inwestycji, np. spalarni odpadów, należy udowodnić, ze społeczność lokalna akceptuje dany projekt.

Formalności

1. Składany wniosek oraz wszelkie załączniki muszą odpowiadać standardom wymaganym przez Komisję Europejską, np. muszą być sporządzone na odpowiednich formularzach standardowych.
2. Należy mieć świadomość, że przygotowanie wniosku wraz ze wszystkimi wymaganymi dokumentami może pochłonąć bardzo dużo czasu, np. przygotowanie wniosku na dużą inwestycję infrastrukturalną o wartości 5 mln EURO, może trwać do 2 lat i kosztować ok. 200 tys. EURO. Na przygotowanie wniosku można uzyskać pomoc techniczną finansowaną ze środków UE.
3. Należy opracować, zgodnie z wymaganiami odpowiednich dyrektyw UE, ocenę wpływu danej inwestycji na środowisko.
4. Należy przedstawić przejrzyste studium wykonalności projektu, zawierające analizę finansową oraz analizę kosztów i korzyści opracowaną zgodnie z wytycznymi UE, np. Instrukcja Komisji Europejskiej do Analizy Kosztów i Korzyści dla Dużych Projektów.

Zarządzanie projektem

1. Należy mieć pewność, ze dana jednostka jest gotowa do realizacji projektu współfinansowanego z funduszy strukturalnych UE, np. należy powołać Zespół Realizacji Projektu zatrudniający specjalistów wszystkich dziedzin istotnych dla realizacji projektu. Należy rozważyć wzmocnienie potencjału kadrowego danej jednostki, gdyż Unia może odmówić finansowania projektu, jeśli stwierdzi, ze zespół odpowiedzialny za jego wdrażanie nie posiada odpowiednich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia.
2. Należy mieć pewność, ze fizyczna realizacja projektu może rozpocząć się wraz  z otrzymaniem środków z UE, np. należy posiadać wszelkie wymagane pozwolenia wydane przez właściwe organy władzy państwowej.

Informacja i promocja

1. Należy mieć świadomość, że UE wymaga podejmowania działań mających na celu promowanie projektów wspólfinansowanych ze środków unijnych. Należy przygotować spójną strategię informacyjną i promującą dany projekt, w tym konferencje, artykuły prasowe, tablice informacyjne umieszczone w miejscu realizacji inwestycji itp.
2. działania promocyjne kwalifikują się do współfinansowania ze środków UE.

Lobbying

1. Należy sformułować przejrzystą strategię promującą projekt. W tym celu można przygotować prezentację projektu w programie Power Point na płytach CD – ROM pozwalających na szybką i efektywną dystrybucję.
2. Należy dołożyć wszelkich starań, aby zmobilizować wszystkich partnerów zainteresowanych projektem, np. organizacje patronackie, instytucje partnerskie, miasta partnerskie itp.

Ciągłość

1. projekt przedstawiony we wniosku musi zapewniać ciągłość oraz kontynuację oczekiwanych rezultatów po zaprzestaniu finansowania ze środków UE. Należy zapewnić dalsze utrzymanie i koszty eksploatacji inwestycji.